Cara Submit Artikel Jurnal Melalui OJS bagi Pemula
Bagi mahasiswa dan peneliti pemula, proses mengirim artikel ke jurnal ilmiah sering terasa rumit. Banyak yang sudah menulis artikel dengan baik, tetapi gagal pada tahap pengiriman karena belum memahami sistem yang digunakan jurnal.
Saat ini, sebagian besar jurnal ilmiah di Indonesia maupun internasional menggunakan Open Journal Systems atau OJS sebagai platform pengelolaan artikel. OJS memudahkan pengelola jurnal dan penulis dalam proses publikasi, mulai dari pengiriman naskah hingga penerbitan.
Namun, bagi pemula, tampilan dan tahapan di OJS bisa membingungkan jika tidak dipahami dengan benar. Oleh karena itu, memahami cara submit artikel jurnal melalui OJS menjadi langkah awal yang sangat penting.
Mengenal OJS dan Fungsinya
OJS merupakan platform berbasis web yang dirancang untuk mengelola jurnal ilmiah secara online. Sistem ini memungkinkan penulis mengunggah artikel, memantau proses review, serta menerima keputusan editor secara transparan. OJS juga membantu editor dan reviewer mengelola naskah dengan lebih terstruktur.
Sebagian besar jurnal menyediakan OJS versi terbaru dengan tampilan yang ramah pengguna. Meski begitu, prinsip dasar alur pengiriman artikel tetap sama, sehingga pemahaman konsep OJS akan sangat membantu pemula dalam menyesuaikan diri.
Persiapan Sebelum Submit Artikel
Sebelum masuk ke sistem OJS, penulis perlu menyiapkan artikel sesuai dengan template jurnal tujuan. Setiap jurnal memiliki pedoman penulisan yang berbeda, termasuk format sitasi, gaya referensi, dan struktur artikel. Mengabaikan pedoman ini dapat menyebabkan artikel ditolak sejak tahap awal.
Selain naskah utama, penulis juga perlu menyiapkan metadata artikel. Metadata meliputi judul, abstrak, kata kunci, dan data penulis. Informasi ini akan muncul di sistem OJS dan menjadi identitas artikel selama proses review. Persiapan yang matang akan memperlancar proses submit dan mengurangi kesalahan teknis.
Membuat Akun Penulis di OJS
Langkah pertama dalam submit artikel adalah membuat akun penulis di website jurnal. Penulis perlu mengisi data diri secara lengkap dan benar, termasuk alamat email aktif. Email ini akan menjadi sarana komunikasi utama antara penulis dan pengelola jurnal.
Setelah akun aktif, penulis dapat masuk ke dashboard OJS. Di halaman ini, penulis akan melihat menu untuk mengirim artikel baru dan memantau status naskah yang telah dikirim. Pastikan untuk menyimpan username dan kata sandi agar dapat mengakses akun kapan saja.
Langkah-Langkah Submit Artikel di OJS
Proses submit artikel di OJS terdiri dari beberapa tahap yang harus diikuti secara berurutan. Pada tahap awal, penulis memilih menu “New Submission” atau “Submit New Manuscript”. Sistem akan menampilkan checklist persyaratan yang harus dicentang sebagai tanda bahwa artikel telah memenuhi ketentuan jurnal.
Tahap berikutnya adalah unggah file naskah. Penulis perlu memastikan file yang diunggah sesuai format yang diminta, biasanya dalam bentuk dokumen Word. Beberapa jurnal juga meminta file tambahan seperti surat pernyataan orisinalitas atau lembar identitas penulis.
Setelah mengunggah file, penulis mengisi metadata artikel. Isi judul, abstrak, dan kata kunci dengan teliti karena data ini akan digunakan untuk pengindeksan. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan karena metadata sulit diubah setelah proses review berjalan.
Tahap terakhir adalah konfirmasi pengiriman. Setelah memastikan semua data sudah benar, penulis dapat menyelesaikan proses submit. Sistem OJS akan mengirim notifikasi bahwa artikel berhasil dikirim dan menunggu proses selanjutnya.
Memantau Proses Review Artikel
Setelah artikel berhasil disubmit, penulis dapat memantau status naskah melalui dashboard OJS. Status artikel akan berubah sesuai dengan tahapan yang dilalui, seperti review, revisi, atau keputusan editor. Penulis perlu rutin memeriksa akun dan email untuk mengetahui perkembangan terbaru.
Jika reviewer memberikan catatan revisi, penulis harus menanggapi dengan serius dan mengunggah naskah revisi sesuai instruksi. Respons yang cepat dan tepat dapat mempercepat proses publikasi.
Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari
Banyak penulis pemula melakukan kesalahan teknis saat submit artikel. Kesalahan tersebut antara lain mengunggah file yang salah, mengisi metadata tidak lengkap, atau mengabaikan template jurnal. Kesalahan kecil ini dapat memperlambat proses atau bahkan menyebabkan penolakan.
Penulis sebaiknya membaca panduan OJS yang disediakan jurnal sebelum submit. Dengan memahami alur sistem, penulis dapat menghindari kesalahan dan meningkatkan peluang artikel diterima.
Kesimpulan
Submit artikel jurnal melalui OJS bukanlah proses yang sulit jika penulis memahami tahapannya. Dengan persiapan yang matang, pengisian data yang teliti, dan pemantauan proses secara aktif, penulis pemula dapat mengirim artikel dengan percaya diri. OJS hadir untuk mempermudah publikasi ilmiah, bukan untuk mempersulit.
Pemahaman yang baik tentang OJS akan membantu penulis fokus pada kualitas artikel, bukan terjebak pada kendala teknis. Dengan latihan dan pengalaman, proses submit artikel jurnal akan menjadi bagian yang lebih mudah dalam perjalanan akademik.
