Surat Peringatan (SP) merupakan salah satu alat pembinaan dalam hubungan kerja yang digunakan perusahaan untuk menegur karyawan yang melakukan pelanggaran aturan internal atau tidak memenuhi standar kerja. Dokumen ini berfungsi sebagai bentuk peringatan resmi sebelum tindakan disipliner yang lebih berat diberlakukan. SP menjadi bagian penting dalam tata kelola sumber daya manusia agar hubungan kerja tetap profesional dan sesuai peraturan.
Surat peringatan diberikan secara bertahap sesuai tingkat pelanggaran, mulai dari SP1 sebagai teguran awal, SP2 sebagai peringatan lanjutan, hingga SP3 sebagai peringatan terakhir sebelum potensi pemutusan hubungan kerja (PHK). Ketiga tingkatan ini membantu perusahaan mengevaluasi dan memberi kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerjanya sebelum sanksi lebih serius diberlakukan.
Aturan pemberian surat peringatan di Indonesia kini mengacu pada Undang-Undang Cipta Kerja, khususnya Pasal 154A ayat (1) huruf k UU No. 6 Tahun 2023. Ketentuan ini menyatakan bahwa pemutusan hubungan kerja karena pelanggaran ketentuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama dapat dilakukan setelah karyawan diberikan SP pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut, yang masing-masing berlaku paling lama enam bulan kecuali diatur lain dalam perjanjian atau peraturan internal perusahaan.
Jenis-jenis Surat Peringatan
SP1 – Surat Peringatan Pertama
SP1 diberikan kepada karyawan yang pertama kali melakukan pelanggaran ringan atau pelanggaran awal terhadap aturan kerja yang telah disepakati. Dokumen ini bertujuan untuk memberi peringatan agar karyawan sadar dan memperbaiki perilaku sebelum masalah semakin besar.
SP2 – Surat Peringatan Kedua
Jika setelah SP1 karyawan kembali melanggar aturan yang sama atau serupa dalam masa berlaku SP1, perusahaan akan menerbitkan SP2. Peringatan ini menjadi teguran yang lebih tegas karena menunjukkan bahwa pelanggaran sebelumnya belum direspons dengan perbaikan yang diharapkan.
SP3 – Surat Peringatan Ketiga
SP3 merupakan peringatan tertinggi dalam mekanisme administratif pembinaan yang dilakukan perusahaan. Surat ini biasanya diterbitkan apabila karyawan tetap melakukan pelanggaran setelah menerima SP1 dan SP2. SP3 sering kali menjadi dasar sebelum perusahaan memutuskan hubungan kerja, dengan tetap memperhatikan ketentuan hukum berlaku.
Fungsi dan Tujuan Surat Peringatan
Surat peringatan berperan tidak hanya sebagai sanksi, tetapi juga alat evaluasi dan pembinaan.
Fungsi utamanya adalah:
- Memberikan informasi resmi tentang pelanggaran yang terjadi
- Menjadi alat administratif dalam catatan kepegawaian
- Mendorong perbaikan sikap dan kinerja karyawan
- Menjaga disiplin dan budaya kerja yang sehat di lingkungan perusahaan
- Menjadi bukti formal jika diperlukan dalam penyelesaian perselisihan hukum atau hubungan kerja.
Ketentuan Masa Berlaku dan Prosedur
Surat peringatan biasanya memiliki masa berlaku yang ditentukan, yakni maksimal **6 bulan** sejak tanggal penerbitannya, kecuali ada kebijakan internal lain yang mengatur durasi berbeda. Jika dalam masa berlaku tersebut tidak ada pelanggaran lanjutan, status peringatan dapat dianggap gugur. Di sisi lain, jika pelanggaran terjadi lagi sebelum masa berlaku habis, perusahaan berhak menaikkan level peringatan sesuai urutan SP1 → SP2 → SP3.
Hak dan Kewajiban Karyawan
Karyawan memiliki hak untuk mengetahui alasan pemberian SP, memberikan klarifikasi, serta meminta salinan surat peringatan. Perusahaan juga wajib menyusun SP secara objektif, adil, dan berdasarkan bukti nyata agar tidak menimbulkan sengketa hubungan kerja.
Surat Peringatan Karyawan: SP1, SP2, dan SP3 adalah bagian dari sistem pembinaan pekerja yang berlaku di banyak perusahaan. Dengan mengikuti tahapan yang benar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku, baik perusahaan maupun karyawan dapat menjaga hubungan kerja yang sehat dan produktif. Pemahaman yang baik tentang fungsi, prosedur, dan aturan hukum SP membantu kedua belah pihak mengatasi pelanggaran dengan adil tanpa langsung mengambil langkah ekstrem seperti pemutusan hubungan kerja.
